-Le mail est rapide : c’est ce qui le démarque avant tout de la traditionnelle lettre : foin de la Poste (et de ses grèves), pas d’enveloppe, pas de timbre…. Le mail est presque instantané. Ne gâcher pas ce facteur « rapidité » par des mails injustifiés, qui au final vous font perdre du temps ainsi qu’à votre destinataire.
-Le mail est gratuit : oui, mais pas pour tous. Pensez notamment à ceux qui n’ont pas l’ADSL et qui doivent quotidiennement « télécharger » 265 messages plus ou moins intéressants pendant que le compteur tourne.
-Le mail est multiple : un e-mail peut s’envoyer en un clic à de nombreux destinataires. Certaines personnes reçoivent dix mails par semaine. D’autres, plus de 200 par jour. Alors pitié pour ces derniers, ne les assommez pas de courriels.
-Le mail se lit sur un écran : il n’a pas la même lisibilité que la lettre « papier ». Adaptez donc votre typographie à l’ordinateur.
-Le mail est pratique (trop facile ?) : on envoie n’importe quoi, n’importe comment, des messages qui ne veulent rien dire, des coups de gueule faciles. Dans notre société où l’attente est de plus en plus inacceptable, où le « je-veux-tout-tout-de-suite » est roi, le mail intempestif illustre parfaitement le défaut de communication qui caractérise notre époque.
Des millions de mails sont envoyés quotidiennement sur le réseau. Malheureusement, la quantité n’est pas toujours à la hauteur de la qualité. Alors de grâce, un peu savoir-vivre dans ce monde de brutes !
1) Ce courrier électronique est-il bien utile ?
Premier point : essayez de vous mettre 2 secondes à la place de vos correspondants…
A ne pas faire : adresser pour un oui ou pour un non à votre famille, vos copains, copines, connaissances, collègues des mails sans intérêt sous prétexte que le courriel est simple d’envoi et que ça fait toujours plaisir d’en recevoir.
Pourquoi ?
Pour certaines personnes, la boîte de réception Outlook est un outil de travail. Recevoir au milieu du courrier professionnel, des e-mails sans intérêt (« salut ») ou des chaînes mail que-vous-devez-renvoyer-à-257 486 723 456 721-personnes-dans-la-seconde-qui-suit-la-réception, n’a rien de très agréable. Spams, virus et publicité encombrent déjà les messageries électroniques. Ne vous joignez pas à eux.
D’autres, utilisent des webmails (Hotmail, Caramail, La Poste…) dont les capacités de stockage sont limitées. Vous risquez de bloquer leur boîte. Et vous allongez inutilement leur temps de connexion ce qui peut leur coûter de l’argent. Le mail n’est pas gratuit pour tout le monde…
Ce qu’il faut faire
Avant chaque envoi, posez-vous sincèrement les questions suivantes : ce message est-il justifié ? Utile ? Souhaité ? Votre correspondant aura-t-il un intérêt ou un plaisir réel à le lire ? Comme il faut, paraît-il, tourner sept fois la langue dans sa bouche avant de parler, tournez donc sept fois vos doigts autour du clavier avant de cliquer sur « ENVOYER »
2) Titrez tôt et précis
La première des politesses : laisser la possibilité de ne pas ouvrir votre courrier électronique. Enfin, pas tout de suite.
A ne pas faire : adresser un mail sans titre (l’objet en Outlook); avec un titre à rallonge dont le plus important est à la fin (genre : « Est-ce que ça te dirait de venir dîner chez moi lundi soir ») ; avec un titre émoustillant cachant un contenu décevant (Objet : « Super surprise ! », Texte : « Comment vas-tu ? »)
Pourquoi : votre correspondant reçoit des dizaines de mails par jour, peut-être des centaines. Il a autre chose à faire qu’ouvrir systématiquement les courriers reçus (surtout s’il est au bureau). Il ne visualise peut-être même pas dans sa messagerie l’intégralité de votre titre. Dans tous les cas, vous lui faites perdre du temps. Ce n’est donc pas poli.
Ce qu’il faut faire : remplir correctement l’objet de votre courriel est une forme de politesse. Vous informez votre destinataire sur la raison de ce message. Vous facilitez, de plus, son classement éventuel et une recherche ultérieure. Dans le cadre d’une correspondance professionnelle, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre correspondant soit bien disposé à votre égard.
Ce libellé ne doit pas être trop vague (« Salut »), ni trop alambiqué : trois à quatre mots maximum suffisent pour synthétiser l’objet de votre message. Vous reprenez l’idée-clé de votre courriel, cela prend à peu près cinq secondes et, hop, le tour est joué. Mettez simplement les mots-clés en style télégraphique, genre : « Diner chez René lundi ? » ou « Compte-rendu vacances Stéphanie/Costa Rica ».
Exception à cette règle : vous voulez faire une plaisanterie ou vous souhaitez faire « style ». Mais c’est à vos risques et périls…
Si vous passez plus de trente secondes à vous torturer les méninges pour titrer votre e-mail, interrogez-vous alors sur la nécessité de ce courrier !
3) Mettez de l’ordre dans votre message
Un mail ça commence en haut et ça se finit en bas qu’on se le dise une bonne fois pour toutes.
A ne pas faire : omettre un mot de salutation en ouverture du message ; négliger la formule d’amabilité à la fin… mais aussi : répondre en bas du mail initial ; mettre des points importants en fin de votre mail.
Pourquoi ?
Parce qu’on a beau être internaute, on n’en est pas moins homme ou femme : vous êtes donc supposé saluer votre interlocuteur et faire figurer une mention de politesse adaptée à la fin de votre message.
Parce qu’un mail se lit de haut en bas, le haut étant le plus important ou le plus récent, cela évite de descendre tout en bas du message pour voir les réponses aux questions posées et donc de perdre ce qui nous reste de plus précieux : le temps.
Ce qu’il faut faire
Ouvrir votre courrier par « Bonjour, » ou « Madame, » ou »Monsieur, » ou le prénom de votre interlocuteur ou encore « Cher ami, » pour les plus chics d’entre vous. Bref, toute mention personnalisée si possible montrant que vous n’avez pas oublié les rudiments de la correction.
Cette règle peut souffrir quelques exceptions : au-delà de la deuxième réponse, dans la même journée, à un même interlocuteur, évitez-vous le ridicule de réitérer votre salutation du jour… Idem si vous correspondez intensivement avec un correspondant. Une salutation par jour suffit.
Conclure votre message par des petites expressions toutes simples mais polies. C’est exactement le même principe que pour l’ouverture.
Cette pratique indique d’une part que votre message est fini, d’autre part que vous prenez congé de votre correspondant.
Il ne s’agit pas de s’étendre avec des formules toutes faites, qui d’ailleurs ne veulent souvent rien dire du type : « Veuillez croire Madame en mon dévouement le plus sincère » (dans ce cas de figure on croit à et non pas en …) ou bien « Recevez, Monsieur, je vous prie, mes salutations les meilleures » ( vraiment une horreur, cette phrase).
Pour une fois, profitez d’une manière pertinente de la sobriété du mail : « Cordialement » et ses dérivés « Très cordialement » « Bien cordialement » qui sont très pratiques. Entre copains, simplifiez vous encore plus la tâche avec les « ciao » » bye » « @ plus » « bonne journée »…
Les signatures préenregistrées de Outlook sont bien pratiques pour cela. Mais adaptez-les pour éviter les impairs… (voir point n°5)
Si votre message a pour objet une question ou une demande de renseignement, il faut rajouter une petite phrase du type « D’avance, merci pour votre réponse ».
Tapez la réponse au-dessus du message. Votre correspondant n’a pas besoin de lire le premier message puisque c’est lui qui l’a écrit (mails il est correct de laisser une copie de l’original). Faites-lui gagner du temps en répondant en haut comme vous à le faire votre messagerie à le faire. Lorsque vous cliquez sur « REPONDRE » le curseur se met automatiquement au bon endroit, c’est-à-dire en haut du message.
Vous pouvez faire plus sophistiqué en entrelardant le message de votre correspondant de vos propres réponses ou commentaires. Prendrez soin alors de différencier les deux textes par une couleur ou une typographie ad hoc… sans jouer les peintres du dimanche. Cela peut paraître cavalier, mais c’est souvent très efficace. Vous aurez tout de même soin de préciser les règles clairement en haut du courriel (« Merci de ton message. Mes réponses en bleu ci-dessous ». Jamais en rouge)
Ces petites règles de rien du tout sont essentielles à la cohérence de votre message. Alors pensez-y !
4) Typographie : un peu de sobriété que diable !
L’âge des Bisounours et des Pokémons est fini pour la majorité d’entre-nous. Alors, délaissez les mièvreries d’école primaire et choisissez la sobriété.
A ne pas faire : écrire un message de 56 lignes compactes en corps 8 ou 13 ; mettre votre message en format html ; écrire en majuscule ; omettre les accents et les signes de ponctuations ; décorer votre mail avec un papier-peint trop folklo.
Pourquoi ?
Lire sur écran un texte long qui se présente d’un bloc, sans respiration, ni repaire visuel est pénible pour votre lecteur.
Le format html prend beaucoup plus de place que le format brut et risque de ne pas passer si la boîte de votre correspondant est saturée.
Au-delà de quatre mots, une phare en majuscule est illisible. Elle s’apparente à la lecture A UN CRI INSUPPORTABLE, VOUS NE TROUVEZ PAS ?
Le papier-peint augmente le poids de votre mail. En outre, il peut être souvent mal perçu et inadapté à la nature de votre message. Et puis, entre nous, le papier-peint c’est mignon tout plein mais c’est un peu QQ…
Ce qu’il faut faire :
Pour une lecture plus aisée, n’hésitez pas à sauter des lignes à chaque paragraphe, avec une idée principale par paragraphe. Par ailleurs, limitez à 65 environ le nombre de caractères par ligne.
Utilisez une police courante (arial, times new roman), une taille de lettres comprise en 10 et 12 et choisissez une couleur de texte sobre : noire ou bleu marine. Un message aux caractères rose-fushia de taille 36 est rébarbatif, sauf peut-être pour une déclaration d’amour enflammée (quoi que…).
Evitez les papiers-peints bizarres ou kitsch. Le mieux, c’est de jouer le jeu de la sobriété. Si vous y tenez vraiment, alors choisissez une déco discrète.
5) Qui tu es pour que j’ouvre ton mail ?
Dis-moi comment tu signes, je te dirai qui tu es. Ou comment mettre toute les chances de son côté pour que son courriel ne reste pas lettre-morte faute d’une identification rapide.
A ne pas faire : choisir un nom d’émetteur ésotérique ou incomplet (le prénom seul) ; ne pas signer ses courriers ou les signer de manière imprécise ou inappropriée.
Pourquoi ?
Votre correspondant ne vous connaît pas toujours. Il doit pouvoir vous identifier dès la visualisation du nom de l’émetteur. La signature du courrier lui même doit lui fournir toutes les informations nécessaires et complémentaires : prénom, nom, adresses diverses, éventuellement titre et société pour une correspondance professionnelle. Le temps des catacombes est fini : il faut correspondre à visage découvert. Il est du dernier vulgaire de correspondre anonymement.
Ce qu’il faut faire
Choisir un nom d’émetteur limpide comprenant votre prénom et votre nom
Concevoir des signatures par type de courrier et les enregistrer. Ainsi, à chaque envoi une signature de base sera intégrée à votre message et vous pourrez choisir facilement d’autres signatures plus adaptées. Pour paramétrer votre boîte Outlook, cliquez sur l’onglet Outils, puis sur Options, ensuite sur Format du courrier et enfin sur Sélecteur de signatures (à l’endroit indiquer ci-dessous).
Vous pouvez disposer de plusieurs signatures et dissocier, par exemple, votre signature professionnelle de votre signature privée.
Exemples :
Signature privée
Amicalement,
Marie-Anne Dupont
12 rue des Lilas, Paris XV
01.32.32.35.63
marieannedupont@monfai.com
signature très privée
A +
Marie-Anne
Mon tel : 06.32.32.35.63
Mon mail : marieannedupont@aol.com
Ma citation du moment : « Il en faut peu pour être heureux » (Baloo in « Le Livre de la Jungle »)
signature professionnelle
Codialement,
Marie-Anne Dupont
Responsable commerciale
Société Carapi, www.carapi.com
01.56.56.24.50
madupont@carapi.com
6) Orthographe : pitié pour nous…
Jusqu’à nouvel ordre, les règles de grammaire et d’orthographe ont toujours cours. Le mail n’est pas censé faire exception…
A ne pas faire : les « fote dortografes » et de grammaire, les fautes de frappe, mais aussi l’écriture phonétique ou en style texto : j’Merais ke tu viennes 2min o 6né ainsi que l’usage des smileys : ;-).
Pourquoi ?
Parce qu’une écriture correcte est simplement un signe de respect et que, passé un certain stade admissible de coquilles et d’approximations, votre message n’est tout simplement plus compréhensible et que vous donnez l’image d’un jean-foutre qui ne s’est même pas relu. Certes, #### n’est supposé être parfait mais il y a des limites à ne pas dépasser, limites à apprécier en fonction de votre correspondant et de l’importance du message que vous lui adressez.
Ce qu’il faut faire :
Relisez-vous une fois avant d’appuyer sur « ENVOYER ».
Utilisez le correcteur orthographique. Sur Outlook, cliquez sur l’onglet Outils puis Orthographe (ou directement sur la touche F7) lorsque vous avez fini de rédiger votre message.
Si vous ne trouvez pas votre correcteur automatique, collez votre texte dans un fichier Word et tapez sur la touche F7.
Méfiez-vous tout de même, ce système de correction n’est pas infaillible : il permet toutefois de corriger les erreurs les plus grossières.
Les plus courageux feront marcher leur cerveau et remonteront le temps jusqu’à l’époque des classes élémentaires pour retrouver ce qu’ils ont appris dans le Bled et le Bescherelle.
Evitez les smileys que tout le monde n’interprète pas correctement : si vous souhaitez lever les ambiguïtés éventuelles de votre texte préférez des parenthèses explicites : (Je plaisante) à la place du fameux 😉
Le style
A ne pas faire : « D’amour mourir me font, belle Marquise, vos beaux yeux. Ou bien : Vos yeux beaux d’amour me font, belle Marquise, mourir. Ou bien : Mourir vos beaux yeux, belle Marquise, d’amour me font. Ou bien : Me font vos yeux beaux mourir, belle Marquise, d’amour. »
Pourquoi ?
La notion d’email contient l’idée de rapidité. Si votre correspondant met un quart d’heure à comprendre les dix lignes que vous lui avez adressées ou s’il doit franchir deux paragraphes d’introduction avant d’arriver au vif du sujet, vous lui faites perdre son temps.
Ce qu’il faut faire :
Ecrire : « Belle Marquise, vos beaux yeux me font mourir d’amour. » Vous n’êtes pas obligé de passer par les méandres du professeur de philosophie du Bourgeois Gentilhomme pour vous rendre compte que vous faites de la prose sans le savoir.
En revanche, sans versifier vos e-mails, vous pouvez porter une attention particulière au style. Que de fois, trouve-t-on des phrases qui ne veulent strictement rien dire. Faites des phrases simples et courtes et gardez votre style rococo pour vos vraies lettres.
7) Tata Nicole est une spammeuse.
Pour certains, le mail est peut-être un passe-temps (ceux qui font suivre toute la journée les dernières blagues du Net se reconnaîtront.) Pour d’autres, c’est un outil de travail.
A ne pas faire : prendre en otage tous les contacts de votre carnet d’adresses pour les abreuver des dernières blagues que vous avez dénichées sur le Web ou d’une super animation Flash (en pièce jointe, 500 ko) avec Jospin et Chirac dansant le jerk. Ce n’est pas parce que Tata Nicole a du temps et une nouvelle connexion ADSL qu’elle doit importuner toute la famille avec des spams impromptus.
Pourquoi
Parce que ça ne fait pas rire tout le monde et que vos correspondants ont peut-être autre chose à faire que (re)voir Jospin et Chirac dansant le jerk au moment où leur chef de service entre dans le bureau.
Ce qu’il faut faire
Constituer une liste des correspondants visés en les sélectionnant au préalable et la constituer en groupe. Et lors du premier envoi du gag désopilant Chirac-Jospin (et lors de tout nouvel envoi de gag désopilant) s’excuser du dérangement éventuel et mettre vos correspondants à l’aise en leur proposant de ne plus leur adresser de gag désopilant à l’avenir : « Si vous ne souhaitez plus recevoir mes gags désopilants, je ne me vexerai pas : retournez-moi un mail me l’indiquant, je vous retirerai de la liste. A bientôt. »
Respectez également les règles des pièces jointes naturellement (voir point n°10).
8) CC ou CCI : les deux sigles de la muflerie
Entre balancer des adresses personnelles à toute la planète et débiner en douce, les cases « copie carbone » et « copie carbone invisible » sont à manier avec précaution.
A ne pas faire : envoyer des messages à de multiples destinataires en les mettant en ou (copie carbone) ; envoyer un message en mettant certains destinataires en (copie carbone invisible).
Pourquoi ?
Dans le premier cas, vous communiquez les adresses mails de tous vos correspondants à tous les autres. Ce qui risque soit de provoquer des échanges incontrôlés si l’un d’entre eux s’avise à faire un « répondre à tous », soit de permettre à l’un de vos correspondants de récupérer l’ensemble des adresses et de les communiquer, pourquoi pas, à des boîtes de pub, des spammeurs ou des méchants pirates… qui viendront ensuite encombrer les boîtes e-mail de vos contacts. Par les temps de spams qui courent, une adresse Internet est privée et ne doit pas être communiquée sans l’accord de vos correspondants.
Dans le deuxième cas, vous communiquez un message à de multiples correspondants dont certains sont dissimulés à la connaissance des autres. Cela s’apparente à la pratique du miroir sans tain : permettre à certains de consulter une correspondance sans être vu… C’est naturellement d’une infinie goujaterie.
Ce qu’il faut faire
Si vous souhaitez adresser un message collectif au vu et au su de tout le monde, choisissez le « CC… » mais assurez-vous auparavant que vous êtes bien « entre vous » : que chaque membre du groupe se connait. Au-delà de 10-15 personnes, évitez.
Sinon optez pour le « Cci… » et dans « A » mettez votre propre adresse. Ainsi personne vous protégerez vos contacts et personne ne pourra se servir de manière intempestive de vos d’adresses. Il est bon de spécifier dans le mail « Message adressé en CCI à x personnes ».
N’adressez jamais de messages avec des correspondants en « Cci… ». Cette possibilité offerte par les messageries peut avoir une certaine utilité dans le cas de courriers professionnnels, mais entre connaissances ça ne se fait pas.
Inversement, lorsque vous recevez un message « CC… » avec tous les destinataires en , ayez le tact de faire « Répondre » et non « Répondre à tous » .
Enfin, en cas de message à des correspondants mutliples, si certains passages concernent exclusivement tel ou tel, spécifiez-le explicitement dans le corps de votre message, quitte à vous appuyer sur du gras ou des couleurs. Exemple :
« Merci à tous d’avoir accepté mon invitation de vendredi soir,
Eric, peux-tu amener une quiche ?
Georges, pense bien à passer chercher Tata Nicole… »
Cela permettra à chacun de se contentrer sur la partie qui lui est consacrée. là encore, gain de temps.
9) Accusés de réception : et pourquoi pas un avocat pendant que vous y êtes ?
Big Brother vous connaissez ? Et vous aimez? Non. Alors pourquoi user de l’accusé de réception qui n’a aucune valeur ? Passez par la Poste, si vous avez besoin d’un tel service.
A ne pas faire : demander un accusé de réception automatique quand vous adressez un mail.
Pourquoi
Votre correspondant a le droit de ne pas ouvrir votre mail et de le détruire directement si cela lui chante, vous n’avez pas à lui demander s’il l’a reçu : c’est intrusif, mal poli et déplacé. Sauf si vous êtes en conflit avec lui. Cette fonction de Outlook était prévue dans le cadre d’un usage professionnel du mail pas pour vérifier que le cousin Jules a pris connaissance du récit de vos exploits au ski.
Ce qu’il faut faire
Ne pas demander d’accusé de réception. Sauf à votre banquier.
Si votre message est important au point de mériter un accusé de réception, tournez-vous vers les services de la Poste (vous savez, on a tous a y gagner…)
Si vous aimez espionner les autres, faites-le avec l’art et la manière. Les Services Secrets recrutent…
Enfin, quand vous recevez un mail avec un accusé de réception, refusez de le renvoyer.
10) Pièces jointes : jamais ? Jamais
Les pièces jointes sont de véritables foyers à virus. Alors, évitez de vous faire détester de tous vos correspondants.
A ne pas faire : envoyer des pièces jointes , et a fortiori des pièces jointes de plus de 100 ko, infectées qui plus est. Au-delà du méga-octets, on frise le scandale.
Pourquoi ?
Les pièces jointes transmettent potentiellement des virus (pas toutes, c’est d’accord) et il est très impoli d’infecter quelqu’un. Cela peut causer des dommages irréversibles à son ordinateur.
Les pièces jointes sont, en général, des fichiers dit lourds, 100 ko et plus : cela encombre les webmails et rallonge la connexion de votre correspondant (voir n°1).
Ce qu’il faut faire :
Ne pas en envoyer donc.
Si vous devez le faire pour des raisons qui vous regardent, il faut :
– demander la permission avant : « Je souhaite t’envoyer un ficher Excel contenant plein de super recettes de cuisine délicieuses. Vois-tu un inconvénient à ce que je te l’adresse sous cette forme ? »
– s’excuser par avance du dérangement occasionné.
– certifier sincèrement que vos antivirus sont à jour ou spécifier que la pièce jointe, de par son format, ne peut pas contenir de virus (une image en format jpg par exemple).
– zipper les pièces qui peuvent l’être (et donner le mode d’emploi du dézippage). Pour en savoir plus sur le logiciel Winzip, cliquez ici.
– indiquer dès le début de votre mail la nature des pièces jointes, leur poids, leur format et leur contenu. Ajouter un mode d’emploi en cas de format ésotérique. Cela indiquera au moins que vous ne supposez pas forcément que votre correspondant est un as de Windows. Il sera moins vexé et probablement touché de cette délicate attention.
– copier-coller quand c’est possible le contenu des pièces jointes sous la signature de votre mail, dans le corps du texte. Cela dispensera votre correspondant d’ouvrir un fichier Word par exemple dont la mise en page lui importe peu (même si vous avez sué sang et eau pour choisir la bonne typographie).
Une alternative élégante et très Web : placer les fichiers en question sur votre site perso et adresser un simple lien. Excellent pour les CV par exemple.